Obowiązkowe elementy
4
nadawca, adres, żądanie, podpis
Brak podpisu
7 dni
na uzupełnienie po wezwaniu urzędu
Online
gov.pl
z profilem zaufanym lub e-dowodem
Treść wzoru
imię i nazwisko
adres
telefon lub e-mail
miejscowość, data
nazwa urzędu, szkoły lub firmy
adres adresata
PODANIE
Zwracam się z uprzejmą prośbą o czego dotyczy prośba, np. „wydanie zaświadczenia o …”, „przedłużenie terminu złożenia pracy dyplomowej do dnia …”.
Swoją prośbę uzasadniam tym, że krótkie uzasadnienie: fakty, daty, okoliczności.
Opcjonalnie: Proszę o przesłanie odpowiedzi na adres e-mail … / odbiór osobisty.
Z poważaniem
podpis
Załączniki:
1. nazwa załącznika
2. nazwa załącznika
Pola oznaczone w ten sposób uzupełnij własnymi danymi.
Co musi zawierać podanie
Kodeks postępowania administracyjnego wymaga, żeby podanie do urzędu zawierało co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres, żądanie oraz podpis. Pozostałe elementy – data, nazwa adresata, uzasadnienie i lista załączników – nie są wymagane przez ten przepis, ale bez nich pismo trudniej rozpatrzyć. Te same zasady warto stosować w podaniach do szkoły, uczelni czy pracodawcy.
| Element | Gdzie | Wskazówka |
|---|---|---|
| Dane nadawcy | lewy górny róg | imię, nazwisko, adres, telefon lub e-mail |
| Miejscowość i data | prawy górny róg | data złożenia, nie napisania |
| Adresat | po prawej, pod datą | pełna nazwa urzędu, wydziału lub osoby |
| Tytuł | na środku | „Podanie” albo „Wniosek o …” |
| Treść i uzasadnienie | środek strony | najpierw prośba, potem powody |
| Podpis i załączniki | pod treścią | podpis odręczny, lista ponumerowanych załączników |
Jak sformułować prośbę
Zacznij od tego, czego oczekujesz, a dopiero potem wyjaśniaj dlaczego. Urzędnik lub dziekan powinien zrozumieć, o co prosisz, po przeczytaniu pierwszego zdania. Uzasadnienie opieraj na faktach i datach, np. „z powodu pobytu w szpitalu w dniach 3–17 października nie mogłem złożyć pracy w terminie”. Do faktów dołącz dokumenty, które je potwierdzają, i wymień je w załącznikach.
Jeśli istnieje urzędowy formularz dla Twojej sprawy (np. wniosek o dowód osobisty czy o zasiłek), użyj go zamiast ogólnego podania. Ogólny wzór sprawdzi się tam, gdzie formularza nie ma.
Jak złożyć podanie
Podanie możesz złożyć osobiście w biurze podawczym, wysłać listem poleconym albo złożyć przez internet. Przy wizycie w urzędzie przynieś dwa egzemplarze i poproś o pieczątkę z datą wpływu na Twojej kopii. Przez internet złożysz pismo ogólne do urzędu na gov.pl, podpisując je profilem zaufanym, e-dowodem albo podpisem kwalifikowanym. Wtedy dostaniesz urzędowe potwierdzenie przedłożenia.
Co jeśli w podaniu są braki
Urząd nie może od razu odrzucić podania z brakami formalnymi, np. bez podpisu albo adresu. Wzywa wtedy do ich uzupełnienia w terminie 7 dni. Jeśli tego nie zrobisz, podanie pozostanie bez rozpatrzenia. Pilnuj więc korespondencji po złożeniu pisma – zwłaszcza awizo na listy z urzędu.
Najczęstsze pytania
Czym różni się podanie od wniosku?
W praktyce niczym. Kodeks postępowania administracyjnego używa nazwy „podanie” dla żądań, wyjaśnień, odwołań i wniosków. Tytuł pisma może więc brzmieć „Podanie” albo „Wniosek o …”.
Czy podanie musi być napisane odręcznie?
Nie. Może być wydrukowane, liczy się treść i Twój podpis. Odręcznego pisania wymagają tylko nieliczne instytucje i wtedy podają to w informacji o rekrutacji lub procedurze.
Jak zaadresować podanie do uczelni?
Wpisz stanowisko i imię osoby decydującej, np. „Dziekan Wydziału Prawa, dr hab. …”, a pod spodem nazwę uczelni. Na uczelniach podania składa się zwykle przez dziekanat lub system USOS.
Ile urząd ma czasu na odpowiedź?
Co do zasady miesiąc, a w sprawie szczególnie skomplikowanej dwa miesiące. Sprawy, które można załatwić od ręki na podstawie dokumentów, urząd powinien załatwić bez zbędnej zwłoki.
Czy można złożyć podanie mailem?
Zwykły e-mail nie jest podpisanym podaniem w rozumieniu przepisów. Żeby złożyć pismo elektronicznie, użyj formularza pisma ogólnego na gov.pl i podpisz je profilem zaufanym lub e-dowodem.
Podstawa prawna: art. 63 i art. 64 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego.
Wzór ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej. Przy nietypowej sytuacji skonsultuj dokument z prawnikiem.
